К служебной записке или записки

Докладная записка или служебная записка

К служебной записке или записки

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, так как эти документы схожи по своему назначению — все они носят информационный характер.

Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки
  • Служебная и докладная записка — в чем разница между ними
  • Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?
  • Докладные и служебные записки
  • Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей
  • Разница между докладной и служебной запиской
  • Чем отличается служебная записка от докладной записки
  • Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки

Среди разнообразных видов делового общения важной частью офисной жизни является переписка.

Ее главный инструмент — это всем известные служебные записки, которые, в зависимости от содержания, бывают объяснительными, докладными и пр.

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов.

Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения — согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам.

Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Докладная записка — это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику.

Главное назначение докладной — информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации , выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению устранению проблемы и пр.

Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу. Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.

Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства.

Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале. Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия.

В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки. Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:. Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт.

Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:. Ваш e-mail не будет опубликован.

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними.

You are here:. Что такое служебная записка и зачем она нужна? Пример служебной записки. Докладная записка — пример. Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения.

В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Разное Комментировать.

Источник: https://dirtroadtreasuresva.com/grazhdanskoe-pravo/dokladnaya-zapiska-ili-sluzhebnaya-zapiska.php

Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления

К служебной записке или записки

Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

  • от работника к руководителю подразделения;
  • от руководителя подразделения к руководителю организации;
  • от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Здесь представлены образцы оформления деловых записок.

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила. Любой из этих документов должен иметь:

  • автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
  • адресат (кому направляется документ);
  • название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);
  • дату составления и номер регистрации;
  • заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
  • текст;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание.

Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4.

Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, – это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания.

Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.

Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии.

Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий.

В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

  • первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
  • второй раздел – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

Пояснительная записка, в отличие от других видов записок, – это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

Пояснительная записка в бухгалтерском учете – документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

  • основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;
  • подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Список использованных источников

Источник: http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-2.html

Формы служебных записок

К служебной записке или записки
Ниже приведены четыре формы заполнения служебной записки «о выделении информационного ресурса на главном официальном информационном сервере МГТУ им.Н.Э.Баумана». (Красным текстом выделены комментарии к заполняемым пунктам служебной записки, при распечатывании коментанрии неоходимо удалить. Служебные записки оформлять в строго указном формате.

Редактированию подлежит только текст выделенный зеленым цветом. Изменение структуры записки, текста, иформационных полей, указание не точной или не правильной информации может привести к увеличению срока ее обработки.)

(форма №1 для подразделений университета)Начальнику Управления информационной и молодежной политики МГТУ им. Н.Э. Баумана Добринец М.В. От Заведующего кафедрой ИУ-15 Морозова Петра Ивановича
Служебная записка
      Прошу Вас зарегистрировать и разместить на главном интернетсервере МГТУ им. Н.Э. Баумана официальный информационный ресурс руководимой мною кафедры ИУ-15. Прошу обеспечить доступ к данному информационному ресурсу из мировой сети «Интернет» и сделать необходимые информационные ссылки с официального сайта МГТУ им. Н.Э. Баумана (www.bmstu.ru).       Следить за качеством подаваемой официальной информации о руководимом мною подразделении, выполнять обязанности ответственного за информационный ресурс, а также проводить анализ соответствия подаваемой информации закону «о государственной тайне РФ» и законодательству РФ «об охране интеллектуальной собственности» назначен доцент кафедры ИУ-15 Летов Василий Петрович.
Сообщаем Вам учетные данные ответственного за информационный ресурс:
Ф.И.О.:Летов Василий Петрович
Должность:доцент кафедры ИУ-15
Служебный телефон:263-02-01
Адрес электронной почты:letov@bmstu.ru
Сообщаем Вам учетные данные информационного ресурса: Тип структуры: кафедра. (существуют следующие типы: факультет, кафедра, лаборатория, научная конференция, подразделение, клуб, организация, преподаватель, работник, студент) Сокращенное имя структуры: ИУ-15. Расширенное название информационного ресурса: Официальный сайт кафедры ИУ-15 «Вычислительные системы…».
Сообщаем Вам технические требования к регистрируемому информационному ресурсу: Объем выделяемой памяти на сервере: 5 мБ Имя логина и пароль (оно же часть сетевого пути):ИМЯ: iu15 ПАРОЛЬ: 1genr82 (при составлении имени и пароля использовать только прописные английские символы и арабские цифры, без пробелов, тире, можно использовать символ «_ », символов должно быть не больше 10-ти в каждом имени) Основной сетевой путь: http://hoster.bmstu.ru/~iu15 (данный путь работает сразу после заведения информационного ресурса в базе) Дополнительный сетевой путь: http://iu15.bmstu.ru (указывать в случае существенной необходимости, данный путь работает только после регистрации в системе ДНС сети МГТУ для этого необходимо оформлять дополнительную служебную записку, см. ниже: форма №5) Размесить ссылку на информационный ресурс в разделе официального сайта МГТУ (www.bmstu.ru): «Кафедры» (Имя раздела должно строго соответствовать существующему разделу на сайте. В случае отсутствия необходимого раздела и необходимости создания нового необходимо указать имя запрашиваемого нового раздела и имя существующего раздела, в который данный раздел будет входить подразделом).
Заведующий кафедры ИУ-15, д.т.н. Морозов П.И.10 января 2013г. _______________

(форма №2 для сотрудников университета)Начальнику Управления информационной и молодежной политики МГТУ им. Н.Э. Баумана Добринец М.В. от преподавателя кафедры ИУ-15Курочкина Александра Николаевич
Служебная записка
      Прошу Вас зарегистрировать и разместить на главном интернетсервере МГТУ им. Н.Э. Баумана мой персональный информационный ресурс. Прошу обеспечить доступ к данному информационному ресурсу из мировой сети «Интернет» и сделать необходимые информационные ссылки с официального сайта МГТУ им. Н.Э. Баумана (www.bmstu.ru).       Со своей стороны обязуюсь следить за качеством информации подаваемой на моем персональном информационном ресурсе и её строгом соответствии моей профессиональной, общественной деятельности в МГТУ им. Н.Э. Баумана, выполнять обязанности ответственного за информационный ресурс, проводить анализ соответствия подаваемой информации закону «о государственной тайне РФ» и законодательству РФ «об охране интеллектуальной собственности».
Сообщаем Вам учетные данные ответственного за информационный ресурс:
Ф.И.О.:Курочкин Александр Николаевич
Должность:преподаватель кафедры ИУ-15
Служебный телефон:263-02-05
Адрес электронной почты:kurochkin@mx.bmstu.ru
Сообщаем Вам учетные данные информационного ресурса: Тип структуры: преподаватель. (существуют следующие типы: факультет, кафедра, лаборатория, научная конференция, подразделение, клуб, организация, преподаватель, работник, студент) Сокращенное имя структуры: ИУ-15. Расширенное название информационного ресурса: «О линейных методах программирования» или «Сайт Курочкина Александра Николаевича».
Сообщаем Вам технические требования к регистрируемому информационному ресурсу: Объем выделяемой памяти на сервере: 5 мБ Имя логина и пароль (оно же часть сетевого пути):ИМЯ: kurochkin ПАРОЛЬ: reb1001 (при составлении имени и пароля использовать только прописные английские символы и арабские цифры, без пробелов, тире, можно использовать символ «_ », символов должно быть не больше 10-ти в каждом имени) Основной сетевой путь: http://hoster.bmstu.ru/~kurochkin (данный путь работает сразу после заведения информационного ресурса в базе) Дополнительный сетевой путь: http://kurochkin.bmstu.ru (указывать в случае существенной необходимости, данный путь работает только после регистрации в системе ДНС сети МГТУ для этого необходимо оформлять дополнительную служебную записку, см. ниже: форма №5) Размесить ссылку на информационный ресурс в разделе официального сайта МГТУ (www.bmstu.ru): «Преподаватели» или «Ресурсы».(Имя раздела должно строго соответствовать существующему разделу на сайте. В случае отсутствия необходимого раздела и необходимости создания нового необходимо указать имя запрашиваемого нового раздела и имя существующего раздела, в который данный раздел будет входить подразделом).
Преподаватель кафедры ИУ-15, к.т.н. Курочкин А.Н.11 января 2013г. _______________

(форма №3 для студентов и аспирантов университета)Начальнику Управления информационной и молодежной политики МГТУ им. Н.Э. Баумана Добринец М.В. от студента кафедры ИУ-15Умнова Юрия Игоревича
Служебная записка
      Прошу Вас зарегистрировать и разместить на главном интернетсервере МГТУ им. Н.Э. Баумана мой персональный информационный ресурс. Прошу обеспечить доступ к данному информационному ресурсу из мировой сети «Интернет» и сделать необходимые информационные ссылки с официального сайта МГТУ им. Н.Э. Баумана (www.bmstu.ru).       Со своей стороны обязуюсь следить за качеством информации подаваемой на моем персональном информационном ресурсе и её строгом соответствии моей учебной, научной, общественной деятельности в МГТУ им. Н.Э. Баумана, выполнять обязанности ответственного за информационный ресурс, проводить анализ соответствия подаваемой информации закону «о государственной тайне РФ» и законодательству РФ «об охране интеллектуальной собственности».
Сообщаем Вам учетные данные ответственного за информационный ресурс:
Ф.И.О.:Умнов Юрий Николаевич
Должность:студент кафедры ИУ-15
Служебный телефон:167-12-33
Адрес электронной почты:umnov@mx.bmstu.ru
Сообщаем Вам учетные данные информационного ресурса: Тип структуры: студент. (существуют следующие типы: факультет, кафедра, лаборатория, научная конференция, подразделение, клуб, организация, преподаватель, работник, студент) Сокращенное имя структуры: ИУ-15. Расширенное название информационного ресурса: «Личная страничка студента МГТУ им. Н.Э. Баумана Умнова Юрия Николаевича»или «Моя первая научная работа».
Сообщаем Вам технические требования к регистрируемому информационному ресурсу: Объем выделяемой памяти на сервере: 5 мБ Имя логина и пароль (оно же часть сетевого пути):ИМЯ: umnov ПАРОЛЬ: 1um1 (при составлении имени и пароля использовать только прописные английские символы и арабские цифры, без пробелов, тире, можно использовать символ «_ », символов должно быть не больше 10-ти в каждом имени) Основной сетевой путь: http://hoster.bmstu.ru/~umnov (данный путь работает сразу после заведения информационного ресурса в базе) Размесить ссылку на информационный ресурс в разделе официального сайта МГТУ (www.bmstu.ru): «Студенты» или «Ресурсы».(Имя раздела должно строго соответствовать существующему разделу на сайте. В случае отсутствия необходимого раздела и необходимости создания нового необходимо указать имя запрашиваемого нового раздела и имя существующего раздела, в который данный раздел будет входить подразделом).
Студент кафедры ИУ-15, группа ИУ15-2, Умнов Ю.И.12 января 2013г. _______________

(форма №4 для проводимых в университете конференций, семинаров, выставок, общественных собраний и т.д.)Начальнику Управления информационной и молодежной политики МГТУ им. Н.Э. Баумана Добринец М.В. от руководителя оргкомитета конференции «Наука 2013» заведующего кафедрой ИУ-15Морозова Петра Ивановича
Служебная записка
      Прошу Вас зарегистрировать и разместить на главном интернетсервере МГТУ им. Н.Э. Баумана временный информационный ресурс посвященный проводимой в МГТУ им. Н.Э. Баумана научной конференции «Наука 2013». Прошу обеспечить доступ к данному информационному ресурсу из мировой сети «Интернет» и сделать необходимые информационные ссылки с официального сайта МГТУ им. Н.Э. Баумана (www.bmstu.ru).       Следить за качеством подаваемой официальной информации, выполнять обязанности ответственного за временный информационный ресурс, а также проводить анализ соответствия подаваемой информации закону «о государственной тайне РФ» и законодательству РФ «об охране интеллектуальной собственности» назначен доцент кафедры ИУ-15 Летов Василий Петрович.       Обязуемся закрыть выделенный временный информационный ресурс по окончанию проведения конференции
Сообщаем Вам учетные данные ответственного за информационный ресурс:
Ф.И.О.:Летов Василий Петрович
Должность:доцент кафедры ИУ-15
Служебный телефон:263-02-01
Адрес электронной почты:letov@bmstu.ru
Сообщаем Вам учетные данные информационного ресурса: Тип структуры: научная конференция. (существуют следующие типы: факультет, кафедра, лаборатория, научная конференция, подразделение, клуб, организация, преподаватель, работник, студент) Сокращенное имя структуры: ИУ-15. Расширенное название информационного ресурса: Конференция «ЭВМ 2013».
Сообщаем Вам технические требования к регистрируемому информационному ресурсу: Объем выделяемой памяти на сервере: 5 мБ Имя логина и пароль (оно же часть сетевого пути):ИМЯ: evm2013 ПАРОЛЬ: evm548 (при составлении имени и пароля использовать только прописные английские символы и арабские цифры, без пробелов, тире, можно использовать символ «_ », символов должно быть не больше 10-ти в каждом имени) Основной сетевой путь:
Руководитель оргкомитета конференции «Наука 2013»Заведующий кафедры ИУ-15, д.т.н. Морозов П.И.14 января 2013г. _______________

Дополнительный сетевой путь:

Факультеты, кафедры, лаборатории, научные конференции, подразделения, клубы, организации вуза могут зарегистрировать сетевой путь формата http://имя.bmstu.ru/ для собственных информационных ресурсов размещенных на главном Интернет-сервере МГТУ www.bmstu.ru (данный путь называется доменом третьего уровня).

(форма №5, на заведение дополнительного сетевого пути)Проректору по информатизации и модернизации МГТУ им. Н.Э. БауманаБ.Н.Коробцу
Служебная записка
      Прошу рассмотреть возможность регистрации доменного имени laptop.bmstu.ru и www.laptop.bmstu.ru для виртуального сервера нашего подразделения, размещенного на www сервере Университета.       Административный контроль за сетью лаборатории ЛАПТОП осуществляет Васильев В.П. (тел. 261-99-99)       Технический контроль осуществляет Петров А.Б. (тел. 261-99-99, e-mail: petrov@nothere.org)
Зав. лаб. ЛАПТОПВасильев В.П

Источник: http://www.bmstu.ru/mstu/activity/support/registration/reg-blanks/

Как написать служебную записку: примеры и образцы

К служебной записке или записки

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Скачать бланк служебной записки

Скачать форму служебной записки (образец при дисциплинарном проступке)

Скачать образец служебной записки в word (о подтверждении командировки)

Скачать образец служебного письма на списание ТМЦ

Скачать образец написания служебной записки об отзыве из отпуска

Скачать образец служебной записки с просьбой о ремонте компьютера

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Полностью оцифрованный процесс работы со служебными записками в ПАО

К служебной записке или записки

На сегодняшний день ПАО «ОАК» включает в себя около 30 предприятий и является одним из крупнейших игроков на мировом рынке авиастроения. Компании, входящие в структуру Корпорации, обладают правами на такие всемирно известные бренды, как «Су», «МиГ», «Ил», «Ту», «Як», «Бериев», а также новые – SSJ, МС-21.

О проекте

Служебные записки обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. В крупных холдингах, таких как ПАО ОАК, они зачастую становятся основным способом коммуникации сотрудников.

Принимая решение об автоматизации работы со служебными записками руководство ПАО ОАК понимало, что повышение эффективности работы со служебными записками кроется в удобстве и прозрачности для всех участников процесса, будь то руководитель или рядовой сотрудник. Помимо этого, стояла задача контроля за всеми этапами работы со служебными записками: согласование, рассмотрение и исполнение. Таким образом было решено полностью оцифровать процесс. 
В процессе оцифровки предстояло решить следующие задачи:

  • автоматизировать подготовку, рассмотрение, согласование и подписание служебной записки;
  • организовать отслеживание решений по служебным запискам;
  • создать электронный реестр служебных записок и связанных с ними документов.

Реализация и результаты проекта

Для удобства автоматизации работа со служебными записками реализована в рамках трех отдельных процессов:

  • служебные записки по доверенностям;
  • служебные записки по командировкам;
  • прочие служебные записки.

В основе решения лежит стандартный бизнесс-процесс модуля «Канцелярия», значительно доработанный учитывая специфику и требования ПАО ОАК.

Одной из интересных доработок стало динамическое формирование тела служебных записок. Служебная записка в классическом понимании достаточно стандартизированный объект, то есть в нем содержится шапка документа, область «Кому», обращение к адресату(ам), Тема, Текст и область с данными подписанта. 

Также если служебная записка адресуется нескольким лицам чаще всего необходимо к служебной записке приложить список адресатов.

Общий макет

Задача создания динамического формирования тела служебной записки заключается в том, чтобы учесть все возможные варианты заполнения полей макета и формирование сделать в автоматическом режиме, без дополнительных доработок со стороны конечного пользователя.

Принцип формирования напрямую зависит от количества адресатов в табличной части карточки служебной записки.

Карточка служебной записки

Варианты:

     1. Указан один адресат

  • Поле обращение: «Уважаемый (ая) ФИО»
  • Поле Кому: должность и ФИО адресата
  • Список адресатов: отсутствует

     2. Указано два адресата

  • Поле обращение: «Уважаемые коллеги!»
  • Поле Кому: должность и ФИО обоих адресатов 
  • Список адресатов: отсутствует

     3. Указано более двух адресатов

  • Поле обращение: «Уважаемые коллеги!»
  • Поле Кому: «Руководителям структурных подразделений (по списку)»
  • Список адресатов: требуется

Помимо этого, реализовано автоматическое подписание и проставление штампов, а также автоматическая регистрация в РКК.

Согласованная версия служебной записки автоматически регистрируется в журнале «Исходящие служебные записки». 

Во внутреннюю РКК переносятся все реквизиты из карточки «Служебная записка». Журнал, в котором требуется зарегистрировать служебную записку, определяется на основании данных справочника «Журналы регистрации по видам документов».

Согласованная и зарегистрированная служебная записка преобразуется в электронный документ формата PDF, на последнем листе которого автоматически формируется лист согласования. 

После преобразования в электронный документ формата PDF на сформированный документ ставится штамп с информацией об ЭП подписанта: 

 
Если служебная записка адресована Президенту и его советникам, то идет двойная проверка и регистрация в подразделении регистратора и в подразделении Аппарата Президента.

Исполнение связано с вытекающей работой с модулем канцелярия, а именно после рассмотрения президентом или другим адресатом создается поручение на исполнение, если это необходимо.

Таким образом, в бизнесс-процессе задействованы три типовых маршрута: согласование служебной записки, рассмотрение служебной записки адресатами и исполнение поручений

Результат

В результате оцифровки процесса работы со служебными записками:

  • повысилась скорость согласования служебных записок (за счет использования руководителями мобильного приложения);
  • снизился расход бумаги (помимо самих служебных записок к ним, как правило, печатались приложения);
  • коммуникации стали более оперативными и прозрачными (гарантированная и своевременная доставка адресату, получение информации о прочтении);

Реализована интеграция с другими автоматизированными бизнес-процессами: возможность выдачи поручений по служебной записке, формирование служебных записок в рамках командировочных процессов, процессов управление доверенностями, управления закупочной деятельностью.
 

:
31 января 2018 в 15:51

Утверждено 17 5

Источник: https://club.directum.ru/award/150196

ГосЗащита
Добавить комментарий