Как регистрировать договора в организации

Управление договорами в 1С:Документооборот

Как регистрировать договора в организации

Подробная настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в вебинаре “Управление договорами 1С:Документооборот”, запись которого можно посмотреть по ссылке.

Виды документов договоров

Для начала надо определиться с требованиями к договорным документам и сделать классификацию видов договоров. В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:

  • Доходные договоры,
  • Затратные договоры,
  • Дополнительные соглашения к договорам,
  • Соглашения,
  • Сопроводительные документы к договорам.

В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр “Является договором”. Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.

При установке флага “Является договором” принудительно будут установлены следующие настройки:

использовать подписание должностным лицом – делает доступным для документа состояния Подписан / Отклонен и процесс “Подписание” (до релиза 2.1.7 и 2.1.

8 использовался процесс “Утверждение”), а также появляются реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
вести учет по организациям – позволяет выбрать нашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
вести учет сторон – позволяет выбрать контрагента с кем заключается договор, при этом можно выбрать несколько контрагентов (до релиза 2.1.7 принудительно устанавливалась настройка вести учет по контрагентам);
варианта подписания устанавливается в состояние “Мы и контрагенты”;
учитывать срок действия – добавляет реквизиты С, По, Бессрочный и Вариант продления на карточку договора;
учитывать сумму документа – включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС,
учитывать недействующие документы – позволяет расторгнуть договор. В карточке документа появляется флаг “Расторгнут” и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Полезным для договора будет включить настройки “Обязателен файл скан-копии оригинала” и “Обязательно указание ответственного”.

Права доступа и папки внутренних документов договоров

Далее надо продумать права доступа к договорам и настроить папки внутренних документов. Важно помнить, чтобы названия папок договоров были понятны всем сотрудникам, кто будет работать с договорами.

Карточка документа-договора

Карточка договора очень похожа на карточку обычного внутреннего документа, но также несет дополнительную функциональность, которая установлена в настройках вида документа.

Автозаполнение шаблона файла договора

Как правило, у доходных договоров есть бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми для ускорения создания нового договора.
Правила автозаполнения начиная с редакции 2.1 заполняются у вида документа:

Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнения шаблонов файлов, с помощью которого можно заполнить поля в файле из карточки договора:

  • номер договора,
  • дата заключения договора,
  • контрагент,
  • срок действия,
  • сумма,
  • и другие.

Маршрут движения договора

Для создания маршрутов в системе 1С:Документооборот предусмотрен шаблон комплексного процесса, который определяет порядок движения договора. При этом, начиная с релиза 2.1.8, маршрут процесса можно рисовать в графической схеме.

Контроль возврата переданного экземпляра договора

С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат переданных договоров. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит Срок возврата.
Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом. 

При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего (предмета переписки), система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.

При поступлении входящего документа в ответ на подписанный исходящий 1с документооборот предлагает отразить возврат внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя в ранее созданной записи журнала передачи автоматически отмечается возврат документа.

В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.

Соглашения к договорам

По договорам практически всегда бывают нужны следующие виды соглашений: дополнительное соглашение к договору (меняет какие-то условия договора, например срок действия), соглашение о расторжении договора, соглашение о неразглашении информации NDA.

Чтобы настроить связи между соглашением и договором необходимо сначала предусмотреть типы связей (раздел НСИ -> Типы связей), а затем сделать настройку связей (раздел НСИ -> Настройки связей).

Для дополнительных соглашений также бывает нужно настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора.

Оригинал и полный текст статьи опубликован в блоге Владимира Лушникова на странице http://www.doc-lvv.ru/2017/01/upravlenie-dogovorami-v-1s-dokumentooborot.html.

Более подробная настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в вебинаре “Управление договорами 1С:Документооборот”, запись которого можно посмотреть по ссылке.

Источник: https://infostart.ru/public/579934/

Как регистрировать договора в организации?

Как регистрировать договора в организации

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов.

В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации.

Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается. 

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

Как присваиваются номера договорам

Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:

ДОГОВОР №1234

возмездного оказания услуг

Вторая организация может пойти двумя путями.

  • Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321

возмездного оказания услуг

  1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Скачать образец заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

  1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
  2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
  3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
  4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
  5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
  6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
  7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
  8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
  9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
  10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
  11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
  12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Что считается датой договора?

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

Вариант первый, самый простой: представители сторон соглашения собрались вместе, подписали договор в необходимом количестве экземпляров и, довольные, пожали друг другу руки. Тогда дата договора не вызывает никаких вопросов. Номера у документа будут разные, а дата одна.

Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города.

И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.

В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта». Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне. Это оферта.

Очень важно направить оферту с сопроводительным письмом, по почте заказным с уведомлением о вручении! Вторая сторона принимает (акцептирует) оферту, и тогда датой договора будет считаться день, когда акцепт произошел.

Подтверждается дата одновременно двумя способами: 1) сопроводительное письмо получает входящий номер и дату регистрации, 2) на уведомлении ставится дата получения письма и карточка возвращается отправителю.

документирование, регистрация

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4277

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Источник: http://lksmrf.ru/kak-registrirovat-dogovora-v-organizatsii/

Как регистрировать договора в организации

Как регистрировать договора в организации

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами.

Гражданским кодексом РФ предусмотрено более 25 видов договоров, при этом многие из них включают в себя несколько подвидов (например, договор купли-продажи бывает в виде поставки, розничной продажи, энергоснабжения, контрактации и пр.).

Договором, по сути, оформляются определенные экономические отношения, которым договор придает юридическую силу и защиту.

Закон в некоторых случаях стимулирует заключать договоры в письменном виде под страхом: Оформляется локальным нормативным актом работодателя (положение, регламент, инструкция и др.

), с которым знакомят в обязательном порядке всех работников, участвующих в договорной работе (ДР), в особенности те, кто осуществляет визирование договоров, контроль за их исполнением и подготовку технических заданий к ним.

Излишняя зарегулированность = «мертвый» бизнес-процесс договорной работы.Для того чтобы действовать в рамках закона, нюансы всех этих операций оформляются в письменном договоре, имеющем типовую форму.

В соответствии с современным законодательством такие договора необходимо регистрировать в установленном порядке в целях вступления их в действие.Главным документом, определяющим понятие договора и порядок его заключения, расторжения и изменения, является Гражданский Кодекс Российской Федерации.

Согласно части 1, статье 420 под договором следует понимать соглашение двух и более лиц, в соответствии с которым устанавливаются их гражданские права и обязанности друг относительно друга.Также содержание договора должно предусматривать возможности изменения и прекращения этих обязанностей и прав.

Условия договора не должны противоречить правовым нормам, действующим на момент его заключения (акцепта).

Журнал регистрации договоров. Образец и бланк 2019 года

Все виды договоров можно классифицировать по ряду признаков: Большинство договоров являются взаимными, то есть обязательства и права возникают у всех сторон, вступивших в соглашение.

Также можно классифицировать договора в соответствии с отношением к основному соглашению: Относительно предмета договора в заключенных соглашениях могут устанавливаться условия трудовой деятельности, перемирия в военных действиях, купли-продажи движимого и недвижимого имущества, ренты, страхования, найма жилых помещений и проч.

В любом соглашении или сделке каждая из сторон хочет быть уверенной в том, что другая сторона исполнит свои обязательства, прописанные в договоре.Для этого документальное соглашение заверяется подписями ответственных лиц и печатями организаций или индивидуальных предпринимателей, если они имеются в наличии.

Но в большинстве случаев одних подписей и печатей будет недостаточно в случае нарушения договорных условий одной из сторон и требования возмещения понесенного ущерба другой.

Для того чтобы быть максимально уверенным в защищенности своих интересов, необходимо пройти процедуру государственной регистрации договора, заверив его реквизиты и само право на существование в организации, занимающейся в том числе и процедурами регистрации.

Возмещение ущерба вследствие нарушения условий договора или неисполнения заявленных обязательств зачастую возможно получить, только пройдя через судебные разбирательства.Но ни одна инстанция не возьмется рассматривать иск в случае отсутствия государственной регистрации договора. При заключении ряда договоров, например, аренды или купли-продажи, и отсутствии их регистрации можно привлечь внимание инспекторов налоговой инспекции и дать возможность заподозрить себя как лицо, уклоняющееся от уплаты налогов.

(Нет сниппета 9)

В процессе оформления государственной регистрации стороны, заключающие соглашение, проверяются на наличие различных долговых обязательств и обременений.Это позволяет обезопасить «честную» компанию от сделки с недобросовестным поставщиком, арендатором и проч.

Существуют и другие выгоды, которые можно получить в результате законного оформления договора: Государственная регистрация договора представляет собой стандартную процедуру, состоящую из нескольких этапов.

Вначале необходимо подать заявление на прохождение процедуры госрегистрации.Затем собрать и предоставить необходимый пакет документов.

В течение определенного срока, установленного законодательством, эти документы будут рассмотрены, сделаны необходимые проверки и вынесено решение.Проверяется в первую очередь правильность составления договора.

Затем на подлинность проверяются все поданные документы.Если появляется сомнение в их подлинности, подается заявка на подтверждение требуемых данных в компетентные органы.Процедура государственной регистрации договоров не является бесплатной.

В процессе оформления потребуется оплатить госпошлину и предоставить соответствующую квитанцию вместе с остальными документами.Решение может быть как положительным, так и отрицательным, то есть заявителю могут отказать в регистрации договора.Причина отказа должна быть оформлена письменно и содержать мотивированное пояснение.

Так, отказать в регистрации договора могут из-за недостаточности пакета предоставленных документов либо при обнаружении ошибок в составленном документе.Заявителю дается время на исправление недочетов, после которого он может вновь подать документы на регистрацию.

В зависимости от типа договора документы, необходимые к предоставлению, будут отличаться.Также будут различны и организации, в которых будет проходить процедура регистрации.

Так, например, все сделки с недвижимым имуществом (земельные участки, жилые и нежилые помещения, здания и сооружения) приобретают законную силу после оформления в Росреестре – Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии.Это касается договоров аренды, дарения, купли-продажи, долевого участия в строительстве и т.д.

Заявление на госрегистрацию договора можно подать, лично явившись в филиал Росреестра по месту жительства либо через Интернет-портал этой организации, а также через сайт госуслуг.Для этого нужно всего лишь пройти регистрацию на сайте.Кроме того, комплект необходимых документов можно выслать почтовым отправлением (ценным письмом).

В данном случае все бумаги должны быть заверены в нотариальном порядке.Подать заявление на госрегистрацию может как одна из сторон, принимавших участие в заключении договора, так и ее законный представитель, действующий на основании доверенности.В число прав заявителя входит и отзыв заявления на госрегистрацию сделки.

В этом случае процесс рассмотрения документов приостанавливается на срок 30 дней.Сотрудник Росреестра должен уведомить все остальные стороны о наличии заявления об остановке процедуры.

Если на протяжении 30 дней между лицами, участвующими в сделке, не будет установлено взаимопонимание, сотрудниками Росреестра выносится решение об отказе в государственной регистрации сделки.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что государственная регистрация договора является некой гарантией любой из сторон, участвующих в заключении соглашения, от противоправных действий другой стороны или неисполнения ею обязательств.

Процедура регистрации может отличаться для договоров различных типов, но результат ее всегда один и тот же – законно оформить сделку и застраховать себя от непредвиденных ситуаций. Мнение юриста-эксперта: Статья 164 ГК РФ предусматривает, что государственная регистрация сделок обязательна, если это прямо предусмотрено законом.

Это, прежде всего, относится к сделкам с недвижимостью, с землей, поставки для государственных и муниципальных нужд. Существуют еще случаи, в которых эта процедура обязательна.Но подавляющая часть договоров регистрации не подлежит.

Существует еще одна форма регистрации договоров, которая может приравниваться к государственной регистрации. В обществе есть устойчивое заблуждение, что купля-продажа автомобиля без регистрации сделки в подразделении ГИБДД является незаконным.

Достаточно соблюсти простую письменную форму и сделать запись в паспорте транспортного средства, и все.Автомобиль переходит в собственность покупателя согласно условиям договора.А свидетельство о регистрации автомобиля дает право его эксплуатировать на территории России.Особенность договоров, которые должны быть зарегистрированы состоит в том, что все права и обязанности по таким договорам возникают с момента их государственной регистрации.

(9 , в среднем: 27)

Рассылка выходит раз в сутки и содержит список программ из Уголовное право перешедших в категорию бесплатные за последние 24 часа.

Источник: http://eurasia.net.ru/ugolovnoe-kak-registrirovat-dogovora-v-organizacii.html

Регистрация договоров в программе

Как регистрировать договора в организации

IT Audit – программа для создания, согласования и удобной регистрации договоров и других документов (приказы, письма, акты …).

Программа IT Audit работает через офисное приложение и Web-интерфейс

Удобная регистрация договоров и документов

Зарегистрированные в программе договоры систематизируются в журнале договоров. В программу договоры вносятся несколькими способами:

  • Создается договор на основании внесенных пользователем шаблонов договоров
  • Прикрепляются файлы договора или производится сканирование документа

Журнал договоров

С целью удобной систематизации договоров и других документов создаются необходимые рубрики документов.

Рубрики документов

Файл договора создается на основании шаблона или прикрепляются готовые файлы

Учет и регистрация договоров в журнале договоров IT Audit

Удобная карточка договора

Основная информация по договору и файлы договора приводятся в удобной карточке договора. В карточке договора систематизируется следующая информация:

Поля карточки договора и документа

  • файлы по договору
  • стадия договора
  • номер и дата договора
  • стороны договора (собственная организация и контрагент)
  • ответственный по договору
  • сумма договора
  • гриф доступа к договору – используется для настройки прав доступа

Карточка договора

По договору приводится срок действия. Программа направит на электронную почту уведомление об окончании срока действия договора.

Окончание договора

Хранение файлов по договору

В карточку договора прикрепляются файлы договора. Это могут быть как ранее подготовленные файлы, так и отсканированный договор. По договору можно хранить любое количество файлов. Файлы можно добавить через кнопку “Добавить” или перетащить в программу методом Drag & Drop.

Хранение файлов по договору

Порядок внесения договоров в программу IT Audit. Пошаговая инструкция

Хранение больших файлов

Программа IT Audit позволяет хранить файлы большого размера в несколько сотен мегабайт. При этом доступ к данным файлам может быть огранизован по сети. В программе IT Audit файлы могут храниться несколькими способами:

  • хранение файлов в базе данных SQL (по умолчанию)
  • хранение файлов в файловом хранилище FileStream

Возможности программы позволяют организовать удобное хранение файлов проектными и конструкторскими организациями. При этом доступ к некоторым документам может быть ограничен правами доступа.

Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit

Проведем online-презентацию через TeamViewer. Ответим на вопросы

Заявка на online-презентацию программы

Порой достаточно 5 минут, чтобы показать “изюминки” программы

Настройка шаблона договора для автоматического создания договоров

В IT Audit легко настроить необходимые шаблоны договоров. Создание шаблона договора занимает 5-10 минут.

При создании шаблона договора:

  • Вносится необходимый текст договора путем копирования и вставки текста из образца документа
  • Производится настройка шаблона файла документа переменными, которые должны заполняться реальными значениями из программы (номер и дата договора, наименование контрагента и его реквизиты, руководитель контрагента и т.д.).

Переменные для настройки шаблона

Список автоматически заполняемых значений в программе (Справка)

На основе шаблона документа создается файл, содержащий:

  • текст договора
  • реквизиты сторон
  • ФИО подписанта в родительном падеже
  • заранее настроенные варианты условий договора

Пример настройки автозаполняемыми значениями преамбулы договора

В IT Audit можно запретить изменение созданного по шаблону документа

Менеджеры не смогут внести несанкционированные изменения в файл документа

Создание договора по шаблону, регистрация договоров

Зарегистрировать договоры и встроить собственные шаблоны

Направить заявку на демо-версию IT Audit

При выборе системы регистрации договоров задумайтесь о поиске

Быстро найти договор – одна из основных задач, стоящих перед пользователями систем регистрации договоров. Поиск необходимого договора не ограничивается номером и датой договора. Критерии поиска договоров могут быть многообразны и зачастую зависят от выполняемых должностных обязанностей.

Предыдущий Следующий

Поиск по документам

Руководители и юристы компании обычно используют следующие критерии поиска договоров…

Уведомления в IT Audit направляются на e-mail и показываются в программе

Система напоминаний при несвоевременном исполнении обязательств по договору

В программе предусмотрена возможность настройки системы отслеживания сроков исполнения договорных обязательств.

При нарушении обязательств сторонами договора сотрудник организации получит уведомление о просрочке обязательства и может быть подготовлен отчет по всем контрагентам с информацией о количестве дней просрочки обязательства.

Отслеживание исполнения обязательств по договору

Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 3000 руб.

См. также

Порядок внесения договоров в программу IT Audit. Пошаговая справка

Согласование договора. Вы руководителя сколько раз предупреждали…

Удобная регистрация трудовых договоров…

Источник: https://regcontract.ru/

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации

Как регистрировать договора в организации

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров .docСкачать образец журнала регистрации договоров .doc

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала.

Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации.

Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет.

Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа.

Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями).

Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-dogovorov/

Скачать журнал регистрации договоров и прочитать его описание можно в этой статье!

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов.

В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации.

Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается. 

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

ГосЗащита
Добавить комментарий