Распределение отпусков в коллективе

Памятка работодателю по составлению графика отпусков

Распределение отпусков в коллективе

Памятка работодателю по составлению графика отпусков

 К составлению графика отпусков работодатели должны приступать не позднее ноября месяца. В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден  не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Например, график отпусков на 2008 год должен быть утвержден не позднее 18 декабря 2007 года.

1. Обязательно ли составлять график отпусков?

         Буквальное толкование формулировки ч.2 ст.123 ТК РФ «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника» говорит о том, что график отпусков становится обязательным для сторон трудовых отношений с момента его утверждения.

          Законодатель ввел эту норму не для того, чтобы обозначить обязательность утверждения графика отпусков, а для усиления его значимости – чтобы подчеркнуть для особо нерадивых работодателей, которые  постоянно препятствуют уходу работников в отпуск. А если график отпусков утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, будут являться обязательными для обеих сторон.

         Должен ли утверждаться в организации график отпусков – ответ на этот вопрос содержится в части 1 ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков  определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, и ни в каком другом порядке.

2. С чего начать составление графика отпусков?

Порядок (процедура) составления графика отпусков может быть закреплен в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актах организации, которые должны содержать сведения о времени распределения отпусков между работниками в структурных подразделениях.

В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков — такой порядок целесообразно устанавливать в организациях с большим количеством работающих.

         Руководители отделов, цехов, других подразделений готовят проекты графиков отпусков, которые передаются в кадровую службу, специалисты которой анализируют их и вносят свои корректировки, связанные с теми или иными льготами работников и обсуждают это с работниками и руководителями подразделений.

         Далее кадровая служба приступает к формированию сводного единого графика отпусков – он и будет являться  тем нормативным документом, который предусмотрен ст. 123 ТК РФ.

         Другой способ предварительной  работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Он чаще всего практикуется на средних и малых предприятиях.

В этом случае такой  опрос может произвести и специалист кадровой службы, но при этом  не рекомендую исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений, т.к.

именно они наилучшим образом с учетом производственной необходимости могут правильно распределить очередность предоставления отпусков.

         В целях исключения споров по поводу учета (не учета) мнения работников при сборе записок работников, оформлении результатов опроса  неплохо заручитесь подписью  на пожелании работника.

         Но мнение работника не всегда может быть учтено в силу различных производственных обстоятельств, т.к. предоставление отпусков не должно нарушать нормального хода работы организации.

         Как только руководитель организации поставил свою подпись в грифе утверждения, справедливость или несправедливость графика не обсуждается и любой бойкот со стороны работника, который принимал участие в его составлении, будет квалифицироваться, как нарушение работником трудовых обязанностей, со всеми вытекающими правовыми последствиями.

 Не соблюдение же графика работодателем, будет рассматриваться Государственной инспекцией труда как нарушение трудовых прав работников и может служить основанием для привлечения его к административной ответственности в соответствии с действующим административным законодательством.

         3. Какие факторы должны учитываться при составлении графика отпусков?

          На определение очередности предоставления отпусков влияет несколько факторов.

         3.1. Пожелание работника.         Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха на Дальнем Востоке является теплое время года (весна, лето, ранняя осень) кадровой службе следует соотнести пожелания работников и следующие факторы.

         3.2. Действующее законодательство. Исходя из положений ТК РФ и других нормативных правовых актов необходимо определить:

– наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст.ст.121,122 ТК РФ).

Если на момент составления графика отпусков у отдельных работников право на отпуск не наступило (6 месяцев с момента приема на работу), то их следует предупредить, что время ухода в отпуск может быть отодвинуто на этот период. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Кроме того, ст. 121 ТК РФ установлены случаи, когда  время ухода в отпуск так же может быть отодвинуто, так, как в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск не включается:

         1. Время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

         2. Время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

         3. Время отпусков без сохранения заработной платы по инициативе работника более 14 календарных дней.

         В тоже время ст. 124 ТК РФ определены случаи, когда отпуск работника может быть перенесен на другой срок:

– если работнику своевременно не была произведена оплата за время отпуска либо работник  был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала (по соглашению сторон трудового договора отпуск переносится на другой срок);

– в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

         Не имеет значения продолжительность стажа работы менее 6 месяцев при предоставлении отпуска:

– женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

– работникам в возрасте до 18 лет;

– работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3-месяцев;

– в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

         До истечения 6 месяцев отпуск предоставляется также:

– работникам, высвобожденным с прежнего места работы в связи с ликвидацией организации или сокращением численности (штата), при наличии непрерывного трудового стажа постановление Совмина РСФСР от 18.01.1988 №16 «Об обеспечении эффективной занятости населения, совершенствовании системы трудоустройства и усиления гарантий для трудящихся»;

Источник: https://git27.rostrud.ru/deyatelnost_gosudarstvennoy__inspektsii_truda/informatsiya__dlya_rabotodateley/16670.html

Отпускные хлопоты: претензии к графику отпусков

Распределение отпусков в коллективе

начальник юридического отдела
Издательско-консультационного центра “Дело и сервис”

Почти в каждой организации с первым летним месяцем в отдел кадров приходит «отпускное настроение». Причем, если работники, в основном, обременены приятными заботами о предстоящем отдыхе, то сотрудники отдела кадров — утомительными процедурами оформления ухода работников в отпуска. Первые же проблемы возникают тогда, когда встает вопрос о внесении изменений в график отпусков.

Казалось бы, выполнили все законодательно установленные требования: учли пожелания работников и мнение выборного профсоюзного органа, график утвердили вовремя — но открывается дверь отдела, и работник подает заявление о переносе отпуска.

За ним заходит начальник цеха и кладет на стол кадровика записку о необходимости переноса на осень отпуска десятка работников цеха: «Иначе план не выполним!» Главный бухгалтер, узнав о том, что грядет налоговая проверка, срочно требует отозвать двух бухгалтеров из отпуска для приведения всей отчетности в порядок.

Но еще до этого кадровику с определенной регулярностью высказываются претензии по графику отпусков.

О том, как кадровик должен реагировать на всю эту суету, мы и поговорим в первой из четырех статей на тему «Отпускные хлопоты».

Что означает «обязателен как для работодателя, так и для работника»?

Частью второй статьи 123 Трудового кодекса РФ установлено, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Законодатели ввели эту норму не для того, чтобы сомневаться в необходимости графика отпусков в организации: главная задача этой формулировки (пусть и не вполне удачной) — подчеркнуть, что с момента утверждения графика и работник, и работодатель должны придерживаться установленной в этом документе очередности отпусков.

Неисполнение графика отпусков — произвольные переносы и отступления — являются нарушением трудового законодательства. На первый взгляд, это и есть ответ на вопрос о том, как кадровику реагировать на претензии, просьбы, требования и заявления. Однако не все так просто.

Обоснованы ли претензии к графику отпусков?

При разработке графика отпусков отдел кадров должен был учесть:

1) требования действующего законодательства в отношении:

  • стажа, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (статьи 121—122 ТК РФ);
  • очередности предоставления отпусков (статьи 123 и 124 ТК РФ и ряд федеральных законов);
  • продолжительности отпуска (статьи 115—120 ТК РФ, а также ряд нормативных правовых актов);
  • времени ухода в отпуск;

2) специфику деятельности организации и необходимость обеспечения ее нормальной работы;

3) пожелания работников.

Кроме того, он должен был в полной мере выполнить требования статьи 124 Трудового кодекса РФ, описывающей процедуру утверждения графика.

Если хотя бы одно из вышеизложенных условий не было выполнено, то требования работников — индивидуальные или даже коллективные — предоставить им отпуска в удобное для них время обязательно последуют.

Не углубляясь в анализ нормативных правовых актов, устанавливающих порядок предоставления отпусков, обратим внимание на наиболее распространенные ошибки, допускаемые еще при составлении графиков.

1. «Я не говорил «в июле»! Первая ошибка, и о ней мы каждый раз твердим: чрезмерное доверие к работникам на этапе выяснения их пожеланий и чаяний.

Не имея письменных доказательств того, что при составлении графика данный работник выразил пожелание использовать отпуск в августе, а не в мае, довольно проблематично будет отстаивать свою правоту как перед руководителем организации, которому не нужны дополнительные хлопоты, так и в комиссии по трудовым спорам, в государственной инспекции труда или в суде, если работник будет решительно настроен отстаивать свои интересы. Особенно часто звучит ссылка на то, что работник сказал «в июне», а его непосредственный начальник или инспектор по кадрам услышал «в июле», или наоборот. Поэтому работники отделов кадров или иные, ответственные за составление графиков отпусков лица, которые получили письменное выражение пожеланий, живут и трудятся в более спокойной обстановке, чем те, кто не захотел тратить время на «собирание бумажек». Следует отметить, что такого рода споры по графикам отпусков более характерны для компаний, в которых нет профсоюзных организаций. Если же в организации создан профсоюз, то бремя ответственности за неправильно расслышанную дату отдел кадров охотно делит с этим представительным органом работников: «А вы куда смотрели, когда изучали проект графика?»

2.

«Да я в глаза не видел ваш график!» Еще одна проблема возникает тогда, когда выбрано не очень удачное место для размещения сводного графика, например, в ящике рабочего стола начальника отдела кадров, а выписки из него по структурному подразделению — в горе документов на рабочем месте руководителя этого подразделения.

Работник обращается в отдел кадров с заявлением о предоставлении отпуска. На вопрос инспектора по кадрам «Зачем заявление? Вы пойдете в отпуск в соответствии с графиком отпусков» следуют уверения работника, что он «в глаза не видел» этот документ и вообще не знает, о чем идет речь.

Угрозы обжаловать действия отдела кадров ставят в тупик его сотрудников: ведь вроде все сделали правильно — сводный график повесили на проходной, выписки направили по подразделениям, так что же опять не так? Оказывается, сводный график уже дней 5 как странным образом «потерялся», а выписку из графика по подразделению руководитель подразделения забыл довести до сведения своих подчиненных.

Следует сразу же сказать, что в обоих описанных случаях речь идет о практических ошибках, но не о нарушении законодательства.

Итак, прежде всего, закон не обязывает в письменной форме фиксировать пожелания работников и вообще протоколировать ход составления графика отпусков.

Суд одинаково оценит как не имеющие письменного подтверждения заявления работника о том, что у него не выяснили его пожелания, так и выраженное в письменной форме пожелание работника, сопровождаемое пояснениями, что отдел кадров под страхом увольнения «заставил».

Письменное оформление «чаяний» работника необходимо кадровикам для того, чтобы подавлять конфликты с самого начала: «Это ведь вы собственноручно написали — с 1 июня по 28 июня!» И только в отношении определенной категории работников письменная форма необходима — той, которая указана в части третьей статьи 123 Трудового кодекса РФ.

В соответствии с названной нормой отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Вот это «удобное» время необходимо выяснять в письменной форме.

Вспомним, кому федеральными законами предоставляется такая льгота (табл. 1).

Таблица 1

№ п/пКатегории работниковНормативный правовой документ
1Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС

Источник: http://www.kapr.ru/articles/2003/6/504.html

Что нужно знать про график отпусков

Распределение отпусков в коллективе

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

  • сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах.

Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст.

260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит.

График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации.

Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно.

Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Источник: «Система Кадры»

Источник: https://hh.ru/article/16001

10 советов по составлению графика отпусков: шпаргалка для работодателя

Распределение отпусков в коллективе

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Например, график отпусков на 2020 год должен был быть утвержден не позднее 17 декабря 2019 года. Утверждается график приказом руководителя организации. 

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, оплачивать командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак. часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Посмотреть полный список лиц, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время.

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения.

 Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись.

В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике.

Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 данной формы укажите, на основании какого документа переносится отпуск работника.

Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь, дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления.

Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя.

 Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика. 

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

  1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска.
  2. У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
  3. Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
  4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1446

График отпусков: начните год правильно. Бухгалтер 911, № 52, Декабрь, 2017 |

Распределение отпусков в коллективе

Сроки.Конкретные сроки составления и форма графика отпусков ни в Законе об отпусках, ни в КЗоТ не определены. Так когда же составлять график отпусков? Как правило, это делают ежегодно в самом начале календарного года — не позднее 5 января текущего года (п.

20 Типовых правил № 213*). В частности, на соблюдении этого срока настаивают специалисты Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15). Хотя, на наш взгляд, ничего страшного не произойдет, если этот срок не соблюсти.

Главное — успеть до того, как в текущем году в отпуск отправится первый работник.

Форма.А как насчет формы графика? Сразу скажем, что унифицированной формы этого документа нет, поэтому каждый работодатель вправе разработать свою, удобную в использовании, форму.

Как правило, в графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска. Конкретный же его период в рамках, установленных графиком, работодатель и работник согласуют между собой. Хотя при желании в графике могут быть проставлены и точные «отпускные» даты**.

Правила составления графика отпусков. Ниже мы собрали топ-5 правил, которые вам понадобятся при планировании отпусков.

Правило 1. В график отпусков включаем все обязательно-оплачиваемые отпуска. Включите в график не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и:

— ежегодные дополнительные отпуска и дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А I группы (ст. 19 Закона об отпусках);

— ежегодные отпуска и отпуска на детей, неиспользованные в прошлом году.

Не нужно включать в график отпусков учебный отпуск. Он действительно оплачиваемый и имеет обязательный характер по основному месту работы, но период предоставления определяет образовательное учреждение, в котором обучается работник.

Поэтому распланировать заранее, когда именно работник им воспользуется, затруднительно.

Правило 2. При формировании графика отпусков учитывайте всех работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе сезонных и временных работников, работников-совместителей, работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.

А вот лиц, которые трудятся по гражданско-правовому договору, в график не включают, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен.

Законодатель успел наделить таких лиц лишь правом на больничные/декретные . Но пока это право «лежит без дела»***.

Правило 3. Период предоставления отпусков должен быть согласован между работником и работодателем. При составлении графиков учитывайте личные интересы работников и возможности для их отдыха, а также интересы производства. На этом настаивает ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках.

При составлении графика отпусков сначала учитывайте работников, имеющих преимущественное право на ежегодный отпуск. В ч. 13, 15 и 16 ст. 10 Закона об отпусках приведен перечень категорий работников, которым ежегодные отпуска предоставляются в удобное для них время.

Правило 4. Работников, отработавших на предприятии менее 6 месяцев, можно включать в график отпусков. Так, по общему правилу в первый год работы на предприятии право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает у работника после того, как он непрерывно отработает на этом предприятии 6 месяцев.

Но до истечения шестимесячного срока он может реализовать право на ежегодный отпуск продолжительностью, рассчитанной пропорционально отработанному времени (ч. 5 и 6 ст. 10 Закона об отпусках).

Поэтому по соглашению между работником и работодателем такому работнику можно предоставить часть ежегодного отпуска и, соответственно, включить его в график отпусков до наступления 6 месяцев непрерывной работы на предприятии.

Предоставление соцотпуска на детей (ст. 19 Закона об отпусках), дополнительного отпуска бойцам (ст. 162 Закона об отпусках) и «чернобыльского» отпуска не зависит от времени, которое недавно принятый работник отработал на предприятии.

Правило 5. При составлении графика отпусков учитывайте правила разделения отпусков. Дополнительный отпуск участникам боевых действий / инвалидам войны и «чернобыльский» отпуск не относятся к ежегодным. Поэтому их деление на части не допускается. Соцотпуск на детей также не является ежегодным отпуском.

Поэтому работник может воспользоваться таким отпуском только полной продолжительности — без разбиения на части. Правда, по мнению Минсоцполитики (письмо от 05.07.2013 г. № 290/13 / 116-13), указанная категоричность касается лишь соцотпуска, предоставляемого по одному основанию (продолжительность — 10 календарных дней).

Теперь о ежегодном отпуске. По просьбе работника он может быть разделен на части, если основная непрерывная его часть составит не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках).

Иначе говоря, работник может разделить ежегодный отпуск таким образом, что его неделимая часть (14 календарных дней) будет второй или третьей использованной частью отпуска.

При этом имейте в виду: такое разделение отпуска возможно только с разрешения работодателя, поскольку разделение отпуска на части определено в ст. 12 Закона об отпусках как возможность, а не обязанность работодателя.

Составляем — согласуем.

Составленный график согласуют с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

После этого его утверждает руководитель предприятия. Утвержденный график доводят до сведения всех работников (ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона об отпусках). Лучше — под подпись.

Нормативная база не раскрывает того, как выполнить такое предписание. Наиболее оптимальный способ — предусмотреть в графике отпусков отдельную графу «Подпись работника об ознакомлении с графиком». На этом процесс составления графика отпусков заканчивается.

Ответственность.Махнуть рукой на составление графика отпусков не удастся. Составление графика отпусков — процедура обязательная для всех работодателей, в том числе и предпринимателей.

См. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15.

По мнению Минсоцполитики, отсутствие графика отпусков должно рассматриваться как «другие нарушения требований законодательства о труде». За такой проступок предусмотрены финсанкции на основании абз.8 ч. 2 ст. 265 КЗоТштраф в размере минимальной заработной платы.

Заметьте: размер этого штрафа не зависит от количества работников, в отношении которых совершено правонарушение. Кроме того, его применяют к общей массе нарушений, квалифицирующихся как «нарушения других требований трудового законодательства», а не к каждому правонарушению в отдельности .

Источник: https://i.factor.ua/journals/buh911/2017/december/issue-52/article-32915.html

График отпусков

Распределение отпусков в коллективе

Очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждает собственник или уполномоченный им орган (далее — работодатель) с дальнейшим согласованием с избирательным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим органом, уполномоченным представлять интересы трудового коллектива. С графиками отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники (ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) и ст. 79 Кодекса Законов о Труде (КЗоТ).

Таким образом, график отпусков — это локальный нормативный акт предприятия, учреждения, организации (далее — организация), в котором установлена очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. В этом документе изложены ведомости о распределении времени отпусков между сотрудниками всех структурных подразделений. Составление графика отпусков должно осуществляться ежегодно на следующий календарный год.

График отпусков — это не только обязательный организационный документ, а и удобный инструмент планирования. С помощью такого графика решаются два важных вопроса:

  • гарантируется реализация права сотрудников на отдых, причем с учетом их личных интересов;
  • учитываются интересы работодателя, который имеет возможность спланировать и обеспечить нормальную работу организации при условии прогнозированного отсутствия сотрудников.

Наличие графика дает возможность работодателю своевременно в письменной форме предупредить сотрудника о дате начала отпуска, подготовить распорядительные документы, выплатить заработную плату за время отпуска, в конце концов, отправить в отпуск сотрудника, который по каким-либо причинам отказывается использовать свое право на отдых.

Внимание!

Работодатель обязан в письменной форме предупредить сотрудника о дате начала отпуска, но не позднее, чем за две недели до установленного срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).

Как составить график отпусков так, чтобы учесть обязательные моменты, такие как:

  • личные интересы сотрудников и возможности для их отдыха;
  • требования законодательства о труде;
  • интересы производства.

Совет

Исходя из содержания ст. 10 Закона об отпусках, на работодателя возлагается обязанность составлять график только ежегодных отпусков (основного и дополнительного).

Однако, учитывая необходимость планирования очередности предоставления всех возможных видов отпусков, необходимо включать в график не только ежегодные, а и другие оплачиваемые отпуска, в том числе дополнительный социальный отпуск на детей (ст. 19 Закона об отпусках).

Сразу отметим, что форма графика отпусков произвольная (скачать форму), поскольку законодательство не предусматривает конкретного оформления этого документа.

Этап 1. издание руководителем организации приказа о составлении проекта графика отпусков

Начинать составлять график предоставления отпусков следует в конце ноября или начале декабря, поскольку утвердить этот документ и ознакомить с ним сотрудников следует не позднее конца текущего года. Такие сроки напрямую связаны с тем, что некоторые сотрудники могут планировать отдых с самого начала года.

Если процедура разработки графика отпусков не регламентирована локальными нормативными актами, необходимо ее документировать соответствующим приказом руководителя организации.

Шаг 1. Определяем категории сотрудников, которым, согласно законодательству, предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью более чем 24 календарных дня

Ежегодный основной отпуск предоставляется сотрудникам продолжительностью не менее чем 24 календарных дня (далее – к. д.) за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня подписания трудового договора.

Узнать, какие категории сотрудников имеют право на отпуск большей продолжительности, можно из ст. 6 Закона об отпусках.

Подробнее — в консультации «Продолжительность отпуска: право на отдых имеет каждый»

Шаг 2. Определяем сотрудников, которые имеют право на дополнительные ежегодные отпуска, и устанавливаем продолжительность дополнительных отпусков

Следующий шаг — определить сотрудников, которые имеют право на дополнительные ежегодные отпуска:

  • за работу с вредными и сложными условиями (ст. 7 Закона об отпусках);
  • за особенный характер труда (ст. 8 Закона об отпусках).

Подробнее — в консультации «Ежегодные дополнительные отпуска: виды и порядок предоставления»

Шаг 3. Определяем сотрудников, которые имеют право на другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством

Законодательством могут предусматриваться и другие дополнительные отпуска (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках). Речь идет, в частности, о дополнительном отпуске:

  • госслужащим за стаж государственной службы более 5 лет, продолжительностью до 15 к. д. (ст. 58 Закона № 889, постановление КМУ «Об утверждении Порядка предоставления государственным служащим дополнительных оплачиваемых отпусков» от 06.04.2016 № 270);

Источник: https://www.kadrovik01.com.ua/article/3986-kak-sostavit-grafik-otpuskov-shag-za-shagom-rus

График отпусков: составляем уже сейчас. Бухгалтер 911, № 51, Декабрь, 2018 |

Распределение отпусков в коллективе

Основные моменты. Если делать все по правилам, то о графике отпусков нужно позаботиться не позднее 5 января текущего года (п. 20 Типовых правил № 213*).

На соблюдении этого срока настаивают специалисты Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15). Если этот срок соблюсти не получилось, ничего страшного.

Но! Важно успеть до того, как в текущем году в отпуск отправится первый работник.

Форма графика отпусков может быть произвольная — любая удобная для работодателя.

В графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска. Конкретный же его период в рамках, установленных графиком, работодатель и работник согласуют между собой. Хотя при желании в графике могут быть проставлены и точные «отпускные» даты**.

Включайте в график не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и ежегодные дополнительные отпуска и дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А I группы (ст. 19 Закона об отпусках); ежегодные отпуска и отпуска на детей, неиспользованные в прошлом году.

Не включайте в график учебные отпуска.

В графике учитывайте всех работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе сезонных и временных работников, работников-совместителей, работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.

Очередность. Период предоставления отпусков должен быть согласован между работником и работодателем.

При составлении графиков учитывайте личные интересы работников и возможности для их отдыха, а также интересы производства (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках).

Важно! При составлении графика отпусков сначала учитывайте работников, имеющих преимущественное право на ежегодный отпуск. В ч. 13, 15 и 16 ст. 10 Закона об отпусках приведен перечень категорий работников, которым ежегодные отпуска предоставляются в удобное для них время.

Что с новенькими? Работников, отработавших менее 6 месяцев, можно включать в график отпусков.

По общему правилу в первый год работы на предприятии право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает после того, как работник непрерывно отработает 6 месяцев.

Но до истечения шестимесячного срока можно реализовать право на отпуск продолжительностью, рассчитанной пропорционально отработанному времени (ч. 5 и 6 ст. 10 Закона об отпусках).

Учитываем правило разделения отпусков. Дополнительный отпуск участникам боевых действий / инвалидам войны и «чернобыльский» отпуск не относятся к ежегодным. Поэтому их деление на части не допускается. Соцотпуск на детей также не является ежегодным отпуском. Поэтому работник может воспользоваться таким отпуском только полной продолжительности — без разбиения на части.

Ежегодный отпуск просьбе работника может быть разделен на части, если основная непрерывная его часть составит не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках).

Согласуем и доводим.Составленный график согласуют с выборным органом профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

После этого его утверждает руководитель предприятия. Затем график доводят до сведения всех работников (ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона об отпусках). Лучше — под подпись.

Наиболее оптимальный способ — предусмотреть в графике отпусков отдельную графу «Подпись работника об ознакомлении с графиком».

Если что-то пошло не так. Может случиться, что запланированные периоды отпусков собьются и в график отпусков придется вносить изменения. Например, если на предприятии есть «льготники».

Ведь даже если отпуск был запланирован в графике отпусков с учетом пожеланий таких работников, они имеют право изменить свое решение. Отказать в переносе отпуска им нельзя.

И если отпускные планы поменяются у работника, который не относится ни к «льготникам», ни к новичкам, отпуск тоже можно перенести.

Если руководитель не против, то на основании заявления работника он издаст приказ (распоряжение) о переносе отпуска и внесении изменений в график отпусков. Информацию о переносе отпуска (дату и номер приказа) можно указать в графе «Примечание» или изначально при составлении графика предусмотреть в нем графу «Перенесение отпуска».

Накажут или нет.Составлять график отпусков требует от нас ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках (ср. 025069200).

При проверках невыполнение этого требования инспекторы труда могут квалифицировать как «нарушение других требований трудового законодательства», за которое: работодателю «светит» штраф в размере 1 минзарплаты (см. абз. 8 ч. 2 ст.

265 КЗоТ); должностным лицам работодателя и ФЛП — админштраф в общем случае в размере от 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Но бояться этих штрафов следует, только если отсутствие графика отпусков зафиксировано инспектором труда в акте инспекционного посещения или акте невыездного инспектирования, вынесено предписание на устранение нарушения, а вы это предписание проигнорировали.

В такой ситуации к финансовым санкциям по ст. 265 КЗоТ и админштрафу по ст. 41 КУоАП его должностные лица получат «бонусом» админштраф по ст. 1886 КУоАП (от 850 до 1700 грн.). А вот если предписание будет выполнено в установленный срок (составлен график отпусков), то финансовые санкции к работодателю применяться не должны (с «амнистией» от админштрафа при этом есть нюансы ).

Источник: https://i.factor.ua/journals/buh911/2018/december/issue-51/article-41232.html

ГосЗащита
Добавить комментарий